Gli atti che si discutono
Se una delibera dipende da un documento, bisogna poter provare che è stato letto
Un regolamento, una relazione, un piano: capita spesso che la validità di una deliberazione dipenda dal fatto che i componenti abbiano davvero preso visione di un atto prima di pronunciarsi. DeliberaCerta allega i documenti ai punti dell'ordine del giorno, permette a chi presenta di guidare la lettura di tutti, e trasforma la presa visione in un fatto verificabile invece che in una spunta di comodo.
PDF allegati ai punti, con la loro impronta
Ogni documento si collega a un punto dell'ordine del giorno. Al caricamento la piattaforma calcola e registra l'impronta SHA-256 del file: è l'identità del documento, quella che ne attesta l'integrità e che ricomparirà nel lettore di firma del verbale.
Il file nasce in bozza, visibile solo a chi gestisce i documenti. Compare ai componenti dell'organo soltanto quando lo si pubblica: si prepara il materiale in anticipo e lo si rende disponibile quando è pronto, non prima.
«Segui il relatore»: l'assemblea resta sulla stessa pagina
Durante la seduta chi presenta apre il documento e preme Presenta da qui: la pagina che sta mostrando diventa la pagina di chi lo segue, propagata in tempo reale. Nessuno deve più dire «pagina quattro, in fondo» e aspettare che tutti ci arrivino.
Chi segue vede una spunta Segui il relatore attiva e viene portato automaticamente sulla pagina mostrata; può toglierla in qualunque momento e sfogliare per conto proprio, poi rimetterla. È un ausilio, non una costrizione.
La presa visione che non si può barare
A seduta in corso si può chiedere ai presenti di leggere per intero un documento pubblicato. Ai destinatari compare un banner che porta direttamente al lettore. Nel lettore un contatore segue la pagina più avanzata raggiunta e il pulsante di conferma resta disattivato finché non si arriva all'ultima.
Il vincolo non vive solo nel browser: la conferma parte dal dispositivo ma è validata dal server, che rifiuta ogni conferma con meno pagine viste del totale. È lo stesso meccanismo che protegge la firma del verbale.
Due dettagli che evitano abusi: si può chiedere la lettura solo di documenti già pubblicati, mai di una bozza; e chi apre la richiesta non è fra i destinatari — si chiede una presa visione, non ci si autocertifica.
Gli esiti, e come entrano nel verbale
Chi ha aperto la richiesta segue in tempo reale quante conferme sono arrivate e da chi, con lo stato di ciascun destinatario: non aperto, aperto, oppure confermata con l'ora. Chiudendo la richiesta gli esiti si consolidano.
Dalla bozza del verbale il redattore inserisce il riepilogo con un clic — documento, ora, chi ha confermato e chi no — così la presa visione fa parte dell'atto della seduta e non di un allegato che si perde.
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