DeliberaCerta

Il presupposto di ogni delibera

Il numero legale, dimostrabile e non solo dichiarato

Per deliberare serve il quorum costitutivo. Una lista di nomi spuntata a mano non lo dimostra: dimostra solo che qualcuno ha spuntato dei nomi. DeliberaCerta certifica la presenza con un codice che cambia ogni pochi secondi, tiene un registro unico per la sala e il collegamento video, e permette di ri-verificare il numero legale in qualunque momento dei lavori.

Il QR che ruota, e perché

Sul monitor della sala si proietta una pagina a tutto schermo con il codice QR, l'ordine del giorno e il contatore dei presenti. Il codice ruota ogni 15 o 30 secondi, a scelta della seduta, con un conto alla rovescia visibile.

Dietro al codice c'è una firma crittografica calcolata su due cose: l'identificativo della seduta e la finestra temporale corrente. Un codice della finestra precedente è ancora accettato — è il tempo materiale di inquadrare — ma uno più vecchio no. Il codice fotografato e mandato su WhatsApp a chi è rimasto a casa, quindi, arriva già scaduto.

Vista proiettore a tutto schermo con QR rotante, ordine del giorno e contatore dei presenti
La vista da proiettare in sala. Sotto il codice, il promemoria di ogni quanti secondi ruota.
Conferma di presenza registrata dopo la scansione del QR dal telefono del componente
Dal proprio telefono: si inquadra e la presenza è registrata. La decodifica avviene sul dispositivo, nessuna immagine viene inviata.

Un registro solo, per la sala e per il video

Nelle sedute miste il registro delle presenze è uno. Chi ha inquadrato il codice in sala e chi è entrato nella stanza video compaiono nella stessa tabella, ciascuno con il metodo di rilevazione e l'orario di ingresso e di uscita. Il contatore del numero legale li conta insieme, perché insieme siedono.

L'ingresso nella stanza video vale come certificazione di presenza per i componenti e per chi ha convocato. Una sola connessione non fa numero: quella dell'assistenza tecnica, che è segnalata a tutti ma non viene iscritta nel registro presenze.

Registro presenze con l'elenco dei componenti, il metodo di rilevazione e l'orario
Il registro presenze: per ciascuno il metodo — QR, video o rettifica — e l'ora.
Pannello del numero legale con i presenti rispetto agli aventi diritto
Il pannello del numero legale: è il dato che le votazioni useranno come quorum costitutivo.

Ri-verificare il numero legale a lavori aperti

Il numero legale non è un fatto accertato all'inizio e valido per sempre: le persone escono. Chi presiede può aprire in qualunque momento una verifica del numero legale. A chi risulta presente viene chiesto di inquadrare di nuovo il codice, e un banner ben visibile compare sia nella seduta sia sul proiettore. Ogni nuova scansione vale come conferma.

È lo strumento che serve quando qualcuno chiede la verifica del numero legale prima di una votazione delicata — e che, nella riunione a distanza, altrimenti non esisterebbe.

Banner di verifica del numero legale sulla vista proiettore, con richiesta di ri-scansione
La verifica in corso di seduta, annunciata sul proiettore e sui dispositivi dei presenti.

Quando serve la rettifica manuale

I casi che il codice non copre esistono: il telefono scarico, la fotocamera rotta, la persona arrivata mentre il proiettore era spento. La rettifica manuale permette di segnare presente o assente un componente, ma la motivazione è obbligatoria e la rettifica compare sia nel registro degli eventi di presenza sia nel registro attività, con chi l'ha fatta e quando.

Il punto non è impedire la correzione: è impedire la correzione silenziosa.

Modulo di rettifica manuale della presenza con campo motivazione obbligatorio
La rettifica manuale non parte senza motivazione.

Che cosa, di proposito, non si riesce a fare

  • Certificare la presenza di chi non è componente. La scansione di chi non appartiene all'organo viene registrata come tentativo, ma non produce presenza. Il diritto di essere presenti non lo dà il possesso del codice, lo dà l'appartenenza all'organo.
  • Usare un codice di prima. Fuori dalla finestra valida il codice è rifiutato con un messaggio esplicito.
  • Provare all'infinito. Le scansioni sono limitate in frequenza, e ogni tentativo — anche quello fallito — resta registrato con esito, finestra e indirizzo IP.
  • Riusare i codici già in circolazione. Rigenerando il segreto della seduta, tutti i codici emessi fino a quel momento diventano immediatamente invalidi.
Messaggio di rifiuto di un QR scaduto: «QR scaduto: inquadra quello attualmente proiettato»
Un codice di una finestra passata: rifiutato, e il tentativo resta agli atti.
Messaggio di rifiuto della scansione di chi non è componente dell'organo
Chi non è componente dell'organo può anche avere il codice: non diventa presente.

Un dato che abbiamo tolto

La rilevazione registrava anche un'impronta del dispositivo. L'abbiamo rimossa: non identificava in modo affidabile e non aggiungeva protezione, quindi era un dato personale raccolto per niente. La minimizzazione, quando è vera, si vede da ciò che si smette di raccogliere.

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