Il contenitore dei lavori
La seduta: online, in presenza o mista, senza cambiare procedura
Collegio docenti, consiglio di istituto, giunta esecutiva, consigli di classe e di interclasse: la seduta è il contenitore di tutto il resto. Senza di essa non ci sono presenze, votazioni né verbali. DeliberaCerta ne regge il ciclo di vita — bozza, convocata, in corso, chiusa — e fa in modo che i passaggi avvengano nell'ordine giusto.
Tre modalità, una sola procedura
Una seduta nasce dichiarando la modalità: in presenza, online o mista. È l'unica scelta che cambia gli strumenti disponibili durante i lavori — il QR delle presenze compare dove c'è una sala, la stanza video dove c'è chi partecipa a distanza — e non cambia nulla del procedimento: convocazione, numero legale, votazioni e verbale sono gli stessi.
Per le sedute con persone in sala si sceglie anche ogni quanti secondi ruota il codice QR di presenza: 15 o 30. Nelle sedute miste il registro delle presenze è uno solo, e accoglie sia chi ha inquadrato il codice in sala sia chi è entrato nella stanza video.
L'ordine del giorno si tocca prima, la convocazione resta agli atti
I punti dell'ordine del giorno si aggiungono, si riordinano e si eliminano finché la seduta è in bozza o convocata. All'apertura sono congelati: i lavori si svolgono su ciò che è stato comunicato nella convocazione, e non su una versione ritoccata mentre l'assemblea è riunita.
La convocazione parte via email ai componenti attivi dell'organo, con una nota facoltativa. L'elenco dei destinatari viene fotografato al momento dell'invio: se sei mesi dopo la composizione dell'organo è cambiata, la convocazione mostra ancora chi era stato effettivamente convocato. È esattamente il dato che serve quando qualcuno contesta la regolarità della convocazione.
Gli stati non si saltano
Il ciclo è bozza → convocata → in corso → chiusa, e ogni transizione ha il proprio permesso e il proprio pulsante. Una seduta non convocata non si apre; a seduta non aperta non si rilevano presenze e non si vota. Non è un'interfaccia che nasconde i pulsanti: è il servizio che rifiuta l'operazione, quindi vale anche per chi provasse a chiamarlo per altra via.
Aperta la seduta, la testata cambia: compaiono il contatore dei presenti sugli aventi diritto, la certificazione della presenza e la chiusura dei lavori.
Chi conta nel numero legale
Gli aventi diritto di una seduta sono i componenti attivi dell'organo, più chi ha convocato se non ne fa già parte. Chi presiede entra quindi nel numero legale e tra i partecipanti anche da non componente, pur non avendo — in quel caso — diritto di voto.
La distinzione vale la pena tenerla a mente perché è la fonte di quasi tutti i malintesi: la matrice dei permessi dice che cosa puoi fare, la composizione dell'organo dice se conti nel quorum. Sono due cose separate, e restano separate.
Una seduta non si cancella: si annulla con motivazione
Non esiste un pulsante per far sparire una seduta. Esiste l'annullamento, che richiede una motivazione obbligatoria e lascia la seduta agli atti con lo stato «annullata» e la ragione scritta. Vale lo stesso principio della sezione 8 dell'Allegato sui malfunzionamenti: ciò che è successo resta ricostruibile, anche quando è andato storto.
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