Allegato Tecnico MIM · sezione 7
Il verbale: da bozza ad atto che non si tocca più
La sezione 7 chiede un verbale digitale con presenze, ordine del giorno ed esiti, una versione finale immodificabile con l'hash registrato e l'esportazione strutturata. DeliberaCerta porta il verbale lungo quattro stati — bozza, approvato, consolidato, firmato — e ogni stato richiede il proprio permesso e non si può saltare.
La bozza, e che cosa ci entra da solo
Il verbale si scrive in un editor di testo formattato: intestazioni, grassetto, elenchi, citazioni, collegamenti. Il testo è HTML e viene ripulito a lista bianca due volte, al salvataggio e alla visualizzazione, perché un verbale è un documento che qualcuno leggerà in un browser e non deve poter contenere nient'altro che testo.
Presenze ed esiti delle votazioni sono già nella seduta: non si ricopiano. E le prese visione dei documenti chieste durante i lavori si inseriscono con un clic — documento, ora, chi ha confermato e chi no — così l'esito della lettura fa parte dell'atto.
Finché è bozza, il verbale è riservato: lo vedono solo chi lo redige e chi lo dovrà approvare. Diventa consultabile dagli altri dopo l'approvazione.
La trascrizione della discussione, come ausilio alla stesura
A seduta in corso, chi redige il verbale può attivare la trascrizione: la discussione viene trascritta man mano e attribuita a chi sta parlando, e ogni segmento si inserisce nella bozza con un pulsante (o automaticamente, se lo si preferisce).
Due cose che riteniamo importanti dire chiaramente. La prima: il riconoscimento vocale è self-hosted, l'audio non lascia il server e all'applicativo torna solo testo. La seconda: la trascrizione è effimera — nessun segmento viene salvato, entra nel verbale solo ciò che il redattore sceglie di inserire e di salvare. Resta responsabilità di chi redige informare i presenti che la seduta viene trascritta, e l'attivazione è registrata nel registro attività.
L'approvazione decide anche chi dovrà firmare
Chi approva — di norma chi presiede — chiude la bozza, che da quel momento non si modifica più, e sceglie il perimetro della firma: solo le figure con il permesso di firma, di solito il presidente, oppure tutti i partecipanti alla seduta, chiamati a firmare allo stesso modo, con CIE ID e lettura integrale.
Quando il perimetro è «tutti i partecipanti», il diritto a firmare non passa dai permessi: si firma in quanto si è preso parte alla seduta, come per il numero legale.
Il consolidamento e l'impronta che lo attesta
Approvato il verbale, il consolidamento genera un PDF impaginato, lo salva su spazio non pubblico e ne registra l'impronta SHA-256, sia sul documento sia nel registro attività. Da quel momento il contenuto è congelato: la testata riporta chi ha approvato, chi ha consolidato e l'impronta per esteso.
È così che si risponde alla domanda «questo è il verbale originale?»: si calcola l'impronta della copia che si ha in mano e la si confronta. Una modifica di un carattere la cambia interamente.
Una nota sul registro attività: il salvataggio del verbale annota lunghezza e impronta del contenuto, non il testo. Il verbale sta nel verbale, non duplicato dentro il registro.
La firma con CIE ID, legata a ciò che si è letto
La firma riusa la stessa federazione «Entra con CIE» del login. Ma prima di arrivarci si passa da un lettore obbligatorio: il verbale scorre una pagina alla volta, senza scorciatoie, e il pulsante Firma con CIE ID compare solo sull'ultima pagina. In testa alla lettura c'è l'impronta di ciò che si sta per sottoscrivere.
Tre vincoli che rendono la firma difendibile:
- Nessuno firma al posto di un altro. Al ritorno dal provider, il codice fiscale della CIE viene confrontato con quello dell'utente collegato: se non coincidono la firma è rifiutata e il tentativo resta agli atti — con un'impronta del codice fiscale, non il codice in chiaro.
- Si firma solo ciò che si è letto. L'intento di firma è legato all'impronta dello snapshot: se il documento cambiasse fra la lettura e il ritorno dal provider, la firma non si completerebbe. E si firma solo un verbale consolidato: sottoscrivere una bozza modificabile non significherebbe nulla.
- Si firma una volta sola. La stessa persona non può apporre due firme sullo stesso verbale.
L'attestato delle firme
Le firme arrivano dopo che il PDF è già chiuso e immutabile: non si possono aggiungere dentro, o non sarebbe più immutabile. Si genera quindi un documento a parte, l'attestato delle firme, che richiama l'impronta dello snapshot sottoscritto ed elenca ogni firma con l'ora e la data della lettura integrale. Per la firma collettiva riporta anche quante firme su quanti partecipanti, e chi manca.
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Gli allegati all'ordine del giorno e la lettura integrale tracciata che finisce nel verbale.
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