La seduta a distanza
Una stanza video che sa di essere una seduta, non una call
La differenza fra una riunione e una seduta è la disciplina d'assemblea: si entra muti, si parla su concessione, chi presiede conduce e chi conduce non si può silenziare. In DeliberaCerta queste regole non sono un galateo affidato al buon senso dei partecipanti: le applica il server video, quindi valgono anche per un client manomesso. E il server è nostro: audio e video della seduta non passano da nessun servizio di terze parti.
Su quale infrastruttura passa
I flussi audio e video transitano da un server WebRTC proprietario, ospitato insieme alla piattaforma. Non c'è un servizio di videoconferenza commerciale nel mezzo, e quindi non c'è un terzo che processi i contenuti di una seduta di organo collegiale, né un trasferimento di dati verso Paesi extra-UE da giustificare nel registro dei trattamenti.
Per entrare, il browser riceve un pass firmato, personale e a scadenza, che vincola il flusso all'utente autenticato. Chi non ha titolo non entra: il server ammette solo i componenti attivi dell'organo, chi ha convocato la seduta e l'assistenza tecnica in supporto — e solo a seduta in corso.
L'ingresso nella stanza certifica la presenza e confluisce nel registro unico della seduta. Con una sola eccezione dichiarata: la connessione dell'assistenza tecnica è segnalata a tutti ma non fa numero — non entra nel quorum, nelle presenze, nelle votazioni.
Muti all'ingresso, parola su concessione
Un componente entra con il microfono bloccato. Al posto di «disattiva microfono» trova «chiedi la parola per intervenire». Finché la parola non gli viene concessa il microfono resta muto — e non perché il pulsante sia nascosto: perché il server rifiuta la riattivazione a chi non ha il floor.
Chi ha convocato la seduta porta il badge «Convocante»: presiede anche senza essere componente dell'organo, il suo microfono non è soggetto a mute e non può essere rimosso dalla stanza. Chi conduce una seduta deve sempre poter parlare, ed è una regola, non una cortesia.
La coda degli interventi, identica in sala e a distanza
Si alza la mano e si entra in una coda cronologica; ciascuno vede la propria posizione e può ritirarsi. Chi presiede concede la parola dalla coda, un oratore alla volta: concedere la parola a qualcuno chiude d'ufficio l'intervento precedente, quindi non ci possono essere due persone che «stanno parlando» insieme.
Il meccanismo è lo stesso per chi è in sala e per chi è collegato — e nella seduta con stanza video la parola concessa sblocca il microfono e mette l'oratore in evidenza per tutti. È il punto in cui il collegamento video e il regolamento d'assemblea diventano la stessa cosa.
Moderazione che ha effetto davvero
Chi ha il permesso di moderare trova, sul riquadro di un partecipante, «Silenzia» e «Rimuovi». Il provvedimento è applicato dal server video: il microfono viene davvero spento, l'espulso viene davvero disconnesso. Ogni azione di moderazione finisce nel registro attività con chi l'ha decisa.
Ci sono bersagli che la moderazione rifiuta: sé stessi, chi non è componente attivo dell'organo e chi ha convocato la seduta. Il controllo sta sia nel client sia nel server, perché è il secondo quello che conta.
Gli organi numerosi: la modalità assemblea
Un collegio docenti non è una riunione da otto persone. Superata una soglia di presenti — 25 come valore predefinito, configurabile — la stanza passa in modalità assemblea: la telecamera resta attiva solo per chi ha la parola, per chi ha convocato e per i moderatori; gli altri compaiono con la propria iniziale, e il pulsante della camera lo dice chiaramente invece di fallire in silenzio.
Sotto la soglia l'esperienza è quella piena, con tutte le webcam. La stanza regge fino a circa 200 partecipanti.
La soglia di attenzione: presenti, non solo collegati
Nelle sedute a distanza la connessione aperta non dimostra che la persona stia seguendo. Chi presiede può attivare controlli a intervallo regolare, da 1 a 10 minuti: ai partecipanti remoti compare la domanda «Stai seguendo la seduta?» con un conto alla rovescia di 60 secondi. Chi non risponde genera una segnalazione.
Il controllo arriva solo a chi è davvero da remoto: in una seduta mista, chi ha certificato la presenza con il QR in sala non viene disturbato, perché la presenza fisica non ha bisogno di essere verificata a distanza. E una mancata risposta resta tracciata anche se il browser viene chiuso lasciando una verifica in sospeso.
La chat di seduta, e la moderazione che non riscrive la storia
La chat serve agli scambi scritti durante i lavori: richieste, comunicazioni brevi, annotazioni. Resta agli atti della seduta.
Chi modera può rimuovere un messaggio fuori luogo, ma la rimozione non lo fa sparire: al suo posto resta la riga con l'autore e la dicitura «messaggio rimosso dal moderatore», e l'atto è registrato nel registro attività insieme al testo originale. Si può anche sospendere dalla chat un componente, con motivo e traccia: continua a leggere ma non scrive.
La ragione è sempre la stessa dell'annullamento di una votazione o di una seduta: ciò che è successo deve restare ricostruibile, soprattutto quando qualcuno ha deciso di toglierlo dalla vista.
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